Jak wygląda organizacja imprez firmowych? Sprawdź, jak przygotować niezapomniane spotkanie!

lis 17, 2022 | Inspiracje, Poradnik | 0 komentarzy

Organizacja imprez integracyjnych to doskonała okazja do pogłębienia wzajemnych relacji i komunikacji wśród pracowników. Zgrany team to klucz do sukcesu każdej firmy. Warto zatem wdrażać kroki umożliwiające lepsze poznanie się, ale również chwilowe oderwanie się od codziennych obowiązków. Takie imprezy przyczyniają się do zmniejszenia stresu u pracowników, a nawet pozwalają na odkrycie liderów w danej grupie. Jeżeli pragniesz, aby Twoja impreza firmowa spełniła powyższe zadania, koniecznie przeczytaj nasz miniporadnik. Podpowiemy, jak wygląda organizacja imprez firmowych oraz na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Jakie korzyści płyną z organizacji imprez firmowych?

Imprezy firmowe niewątpliwie przynoszą wiele korzyści każdemu zespołowi. W końcu jakość wykonywanej pracy zależy od pracowników, warto zatem zadbać o ich dobre samopoczucie oraz wzajemne relacje. Impreza firmowa pozwala na integrację pracowników, umożliwia im chwilę wytchnienia od codziennych obowiązków zawodowych i rodzinnych. Udowodniono, że takie spotkania zwiększają efektywność pracy teamu, ułatwiają komunikacje interpersonalne, a dzięki temu pracownicy lepiej sobie radzą sobie z różnymi zadaniami (szczególnie tymi, które wymagają pracy zespołowej).

Taki wyjątkowy event zorganizowany dla pracowników może być również pomocny w pozyskaniu nowego członka zespołu czy kontrahenta lub stanowić doskonałą okazję do zareklamowania danego produktu. Pamiętajmy, że natłok codziennych obowiązków w pracy nie stwarza odpowiednich warunków do nawiązywania bliższych znajomości i relacji. Jednak podczas takich imprez i luźniejszej atmosfery pracownicy mają możliwość lepszego poznania swoich kolegów i rozmowy na bardziej prywatne tematy.

Czy imprezy firmowe poprawiają relacje pracownicze?

Jeżeli zbudowanie silnego zespołu to Twój priorytet – organizacja imprezy firmowej będzie jednym z niezbędnych elementów układanki potrzebnej do stworzenia zgranego teamu. Integracja zespołu to niezwykle ważny aspekt, który sprawia, że pracownicy bardziej angażują się w wykonywanie obowiązków służbowych, potrafią lepiej się komunikować i pracować w grupie. Imprezy firmowe stanowią doskonałą okazję do nawiązywania relacji przyjacielskich – a dobre relacje między członkami danego teamu gwarantują lepszą atmosferę w pracy, mniejszy stres i lepszą wydajność.

Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy imprezy doskonale się bawili, zatem musimy dobrze przemyśleć cały pomysł na taki event. Warto poświęcić trochę czasu i energii na to wydarzenie – w końcu każdemu pracodawcy zależy na zaangażowanych pracownikach, a dobrze dobrane atrakcje na imprezie będą pomocne w budowaniu sprawnie funkcjonującego zespołu.

Imprezy integracyjne a employer branding

Krążąc wokół tematu imprez firmowych nie sposób pominąć kwestii takiej jak employer branding. Termin ten oznacza „budowanie marki pracodawcy”; są to wszystkie działania, które mają poprawić wizerunek danego pracodawcy w oczach pracowników. Employer branding może dotyczyć obecnych pracowników danego przedsiębiorstwa (jest to employer branding wewnętrzny). Działania te mają na celu stworzenie przyjaznego miejsca pracy, komfortowej atmosfery, możliwości rozwoju i poszerzania umiejętności. Może to być organizacja kursów, szkoleń, konkursów, różnego rodzaju świadczenia socjalne i dodatkowe, czytelny system premiowy, wsłuchiwanie się w potrzeby pracowników, koleżeńskie relacje z pracodawcami czy uproszczenie procesów HR-owych. 

Employer branding zewnętrzny skierowany jest do potencjalnych pracowników, na których pozyskaniu zależy danemu pracodawcy. W tym celu często wykorzystuje się media społecznościowe oraz strony firm rekrutacyjnych – dzięki nim firma może kreować swój wizerunek przyjaznego i godnego uwagi pracodawcy. Częstymi działaniami w tym obszarze są również: uczestnictwo w targach pracy, konferencjach, tworzenie atrakcyjnych ofert pracy czy podejmowanie współpracy z np. biurami karier.

W przypadku imprezy firmowej również możemy mówić o pewnych aspektach employer brandingu. Eventy mogą służyć do kreowania pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy, jest to świetna inwestycja dająca długofalowe korzyści. Nowi pracownicy również dużo zyskują na takich imprezach – łatwiej się wdrażają i szybciej stają się częścią zespołu poprzez nawiązywanie koleżeńskich relacji. Dobrze zaplanowany event to również reklama marki; o jej zaletach mogą dowiedzieć się potencjalni pracownicy. Podczas organizacji imprezy firmowej warto dobrze przemyśleć lokalizację, motyw i cel eventu – tylko wtedy wyciągniemy maksimum korzyści i wykorzystamy pełny potencjał drzemiący w tego typu wydarzeniach. Na imprezie firmowej powinna panować przyjemna atmosfera i niewymuszony luz – kwestie związane z pracą tego dnia raczej odkładamy na bok (jednak tutaj dużo zależy od charakteru danego eventu).

Jak zorganizować imprezę firmową?

Organizacja imprezy firmowej stanowi duże wyzwanie, szczególnie dla osób, które dopiero wdrażają się w temat. W końcu to nie jest zwykła impreza, a event, który ma przynieść konkretne rezultaty i korzyści dla firmy. Warto zatem w pierwszej kolejności określić szczegółowy cel – może to być, np. prezentacja nowych produktów, reklama firmy, uczczenie ważnej dla firmy rocznicy lub sukcesu, poprawa wizerunku, rozdanie nagród za dany sezon, czy po prostu zacieśnienie więzi między pracownikami. Jest to bardzo ważny czynnik, gdyż wpłynie on na wybór miejsca (być może potrzebna będzie scena itp.), termin, motyw i potrzebny budżet.

Podczas organizacji imprez firmowych niezwykle istotny będzie motyw przewodni; mamy tutaj naprawdę sporo opcji. Wybór odpowiedniej lokalizacji będzie równie ważny; popularnym rozwiązaniem stały się wyjazdy integracyjne organizowane w urokliwych miejscach, blisko natury. Pomocny może okazać się intuicyjny kreator imprez firmowych, dzięki któremu zaplanowanie całego przedsięwzięcia będzie nieco łatwiejsze. Event firmowy może również przybrać formę konferencji. Dobrym pomysłem będzie powierzenie organizacji konferencji doświadczonej firmie, która zadba o każdy szczegół i aspekt takiego spotkania. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy niepotrzebnego stresu i nieprzyjemnych niespodzianek.

Kim powinien być organizator imprezy integracyjnej?

Organizacja imprezy firmowej to działanie na wielu poziomach, musimy zadbać o komfort każdego uczestnika, pomyśleć o atrakcjach, rozrywkach, terminie, miejscu, menu i wielu innych ważnych detalach. Nie ulega wątpliwości, że najlepiej powierzyć zadanie ekspertom, którzy mają doświadczenie i dużą wiedzę na tematy związane z takimi eventami. Wybierajmy osoby lub firmy, które mogą pochwalić się nienaganną opinię; możemy poczytać recenzje w Internecie (tutaj świetnie sprawdzą się media społecznościowe) lub poprosić znajomych o polecenie kogoś zaufanego.

Osoba, która pomoże nam w organizacji spotkania, powinna odznaczać się kreatywnością, proponować oryginalne rozwiązania i ciekawe zabawy na imprezę firmową, które nie urażą żadnego uczestnika. Profesjonalista będzie wiedział, jakie atrakcje wzbudzają największe zainteresowanie, a z których rozrywek lepiej zrezygnować. Podczas imprez firmowych pracownicy mają czuć się swobodnie, a atmosfera powinna sprzyjać nawiązywaniu nowych przyjaźni. Dzięki temu Twój zespół na chwilę zapomni o codziennych obowiązkach służbowych; dla każdego zaproszonego gościa będzie to idealna okazja na odstresowanie i chwilę relaksu. Profesjonalny organizator może również pomóc w znalezieniu sponsorów i znajdzie najlepsze rozwiązanie w razie nieprzewidzianych komplikacji. Przygotuje on również scenariusz imprezy, dzięki czemu będziesz mógł zrealizować wszystkie swoje zamierzenia w odpowiednim czasie (np. przedstawienie wyników, omówienie danej sprawy czy zapewnienie uczestnikom wybranych atrakcji).

Jak wybrać charakter wydarzenia?

Imprezy tematyczne pozwalają na organizację eventu bardzo oryginalnego i zaskakującego. Możemy tutaj wykazać się dużą kreatywnością i zaproponować naszym gościom niezapomniane wrażenia. Inspiracje można czerpać z popularnych filmów, seriali, książek, a nawet ze świata muzyki rozrywkowej. Możemy również przenieść się na chwilę w czasie i postawić na imprezę z motywem przewodnim lat 20. 50. czy 70. Dużą popularnością cieszą się w ostatnim czasie imprezy w stylu PRL – należy tutaj zadbać o muzykę, potrawy i dekoracje popularne w tamtych latach oraz o osoby przebrane za np. funkcjonariuszy milicji czy panią bufetową.

Organizatorzy chętnie stawiają również na motyw balu maskowego, imprezę zainspirowaną „Star Wars”, Hawajami, Hollywood, Elvisem Presleyem czy garden party (latem). Jak zatem widać, pomysłów może być nieskończenie wiele, jednak wybór motywu to zaledwie początek planowania imprezy. Oczywiście motyw należy dopasować do ogólnego charakteru wydarzenia. Taki event może przybrać formę zarówno eleganckiego bankietu, klasycznego balu, jak i cocktail-party czy pikniku.

Wszystko zależy od tego, czy nasza impreza ma mieć bardziej formalny charakter, czy też luźną i niezobowiązującą atmosferę. Możesz również postawić na imprezę inspirowaną dzikim zachodem – jest to nietuzinkowy pomysł, który zapewni ciekawe wrażenia. Zadbaj o westernowe dania (placki kukurydziane, steki, pieczony indyk, potrawkę wołową, chowder, czy smażone jabłka) oraz o typowe kowbojskie zabawy z lassem, piniatą i gwiazdą szeryfa.

Dużą popularnością cieszą się również wyjazdy integracyjne w formie szkolenia survivalowego. Jest to świetny sposób na zacieśnienie więzi między pracownikami, pomaga budować relacje, ćwiczy umiejętności pracy w grupie czy zarządzania w sytuacji kryzysowej. Warto jednak pamiętać, że nie każdy będzie chętny na takie ekstremalne rozrywki; charakter eventu należy dobrać do naszego teamu. Możemy zapytać pracowników, co najbardziej by im odpowiadało – w końcu to dla nich organizujemy całe wydarzenie.

Impreza firmowa – jakie miejsce wybrać?

Organizując imprezę firmową, musimy dokładnie przemyśleć lokalizację. Oczywiście tutaj znowu dużo będzie zależało od charakteru wydarzenia – możemy postawić na aktywność na świeżym powietrzu, np. wyjazd w góry. Wyjazdy integracyjne w formie survivalowej przygody mogą odbywać się na malowniczych Mazurach; latem sprawdzą się wypady nad morze i pikniki na łonie natury. Jeżeli jednak naszym celem jest uczczenie jubileuszu czy odniesionego sukcesu i zależy nam na bardziej eleganckiej formie wydarzenia – tutaj najlepiej sprawdzi się sala bankietowa, która zapewni wystarczającą przestrzeń oraz możliwość podania wyszukanych potraw. Możemy również postawić na hotel, który zapewni zarówno komfortowy nocleg, doskonałą kuchnię, jak i salę konferencyjną.

Zaplanowanie niepowtarzalnego eventu wymaga poświęcenia czasu i nie lada pracy, ale odpowiednie działania zaprocentują w przyszłości zgranym i dobrze rozumiejącym się teamem oraz zmotywowanymi pracownikami. Spotkanie integracyjne to może być coś prostego, jak np. wigilia firmowa – możemy zorganizować ją w dobrej restauracji, kawiarni czy w siedzibie firmy. Początek spotkania może odbyć się w biurze, a jego nieformalna, dalsza część – w klubie nocnym. Podczas takiego spotkania również możemy realizować nasze cele, uwzględniając w programie np. nagrodzenie najlepszych pracowników, przedstawienie podsumowania roku czy poprawę komunikacji dzięki odpowiedniemu rozmieszczeniu zaproszonych gości.

Organizacja imprezy firmowej a termin

Podczas planowania imprezy ważny jest również odpowiedni termin – warto zaplanować całe wydarzenie z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Pamiętajmy, że firmy cateringowe, restauracje, hotele, sale bankietowe i podobne obiekty wymagają rezerwacji na długo przed planowanym wydarzeniem – w innym przypadku po prostu zabraknie dla nas miejsc. Poza tym planując imprezę czy spotkanie z dużym wyprzedzeniem, oszczędzimy sobie niepotrzebnych nerwów i nieprzyjemnych niespodzianek. Termin imprezy firmowej oczywiście nie może kolidować ze świętami ani ze służbowymi obowiązkami pracowników.

Specjaliści radzą, aby na dzień takiej imprezy wybrać np. piątek. Dzięki temu nie będziemy musieli wymagać od pracowników efektywnej pracy na kacu. Weekend też raczej nie będzie stanowił dobrego terminu – jest to czas zarezerwowany dla rodziny. Organizator imprezy integracyjnej pomoże Ci wybrać termin imprezy firmowej i wskaże najlepszą opcję.

Od czego zacząć organizację imprezy firmowej?

Organizując imprezę firmową, musimy ustalić cel, motyw przewodni, czas i lokalizację. Są to najważniejsze aspekty; po ich ustaleniu zarysuje się na pobieżny obraz imprezy. Ważne będzie również ustalenie menu – w niektórych przypadkach potrawy będą łączyły się z motywem. Impreza w stylu amerykańskim będzie doskonałą okazją do zaserwowania hamburgerów, pizzy w stylu chicagowskim, krążków cebulowych, pikantnych skrzydełek czy szarlotki i brownie na deser. A może planujesz imprezę integracyjną z motywem hawajskim? W takim przypadku nie może zabraknąć pysznego cateringu składającego się z dań na bazie mleczka kokosowego, krewetek po hawajsku, pizzy z ananasem, kokosowego deseru podawanego w formie galaretki czy smacznych napojów na bazie kokosa, ananasa, marakui i innych egzotycznych owoców.

Podczas organizacji firmowego eventu musimy oczywiście wziąć pod uwagę budżet. Od naszych możliwości finansowych będzie zależało kilka czynników, np. liczba gości, ilość atrakcji, miejsce imprezy czy menu. Mniejszy budżet wcale nie musi oznaczać gorszej zabawy – musimy jednak użyć naszej wyobraźni i poświęcić trochę więcej czasu na mądre rozplanowanie imprezy. Mały budżet wyklucza niektóre rozwiązania, takie jak ogromny event w ekskluzywnej restauracji, jednak zmieniając charakter imprezy na niezobowiązujący, z pewnością wymyślimy coś ciekawego. Nawet piknik firmowy czy klasyczny grill na świeżym powietrzu pozwoli Twojemu zespołowi na odpoczynek i zapomnienie o codziennych zmartwieniach.

Dobrym sposobem na zaoszczędzenie będzie dokładne zbadanie rynku, szczegółowe porównywanie cenników i ofert firm cateringowych, hoteli, restauracji itp. Warto pamiętać, że doświadczony organizator imprez również pomoże Ci w obniżeniu kosztów całego wydarzenia. Jest on w stanie wynegocjować z podwykonawcami bardzo atrakcyjne ceny; posiada szerokie kontakty w branży. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz mieć pewność, że Twoja impreza integracyjna nie tylko zrobi doskonałe wrażenie na pracownikach, ale również nie przekroczy założonego budżetu.

Co można robić podczas imprezy firmowej?

Organizując imprezę integracyjną, musimy mieć na uwadze zaplanowanie ciekawych atrakcji dla naszych gości. Choć dobre jedzenie i słodki stół to nieodłączne elementy firmowych eventów, pamiętajmy, że udana impreza to także zabawy scenariuszowe. Warto postawić na zabawy i rozrywki z zakresu team building. Będą to różnego rodzaju gry, które pomogą budować silne więzi; dzięki nim pracownicy ćwiczą zaangażowanie, komunikację, umiejętność pracy w zespole, myślenie logiczne, poznają swoje słabsze i mocne strony. W trakcie różnych rywalizacji tworzymy drużyny, a zabawy odbywają się na zasadach współzawodnictwa. Mogą to być np. firmowe igrzyska z ciekawymi konkurencjami sportowymi, potraktowanymi z przymrużeniem oka. Ważne jest, aby gry były zorganizowane z dużą dozą humoru i luźnej atmosfery. W celu integracji grupy ludzi możemy również postawić na rozmaite warsztaty; mowa o warsztatach kulinarnych, fotograficznych, filmowych, survivalowych czy warsztatach barmańskich.

Przykładową zabawą będzie również gra w budowanie kształtów – pracownicy podzieleni na dziesięcioosobowe grupy mają za zadanie uformowanie się w dany kształt, zgodnie z poleceniem koordynatora. Grupy mają na wykonanie zadania dosłownie kilka sekund, na początku kształty są łatwe, następnie stają się one bardziej skomplikowane (np. okrąg na kwadracie). Wygrywa drużyna, która najszybciej wykona zadanie.  Uczestnicy zabawy muszą umieć współpracować, dobrze się komunikować i wykazać wyobraźnią. Takie zabawy w gronie współpracowników budują dobre relacje, a to przekłada się na efektywność w pracy. Organizacja imprez firmowych zawsze powinna uwzględniać zaplanowanie ciekawych i kreatywnych atrakcji. Dzięki temu odniesiemy zamierzony cel – w końcu takie eventy mają służyć budowaniu kompetencji miękkich naszego zespołu.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *